Napisanie wypowiedzenia umowy o pracę często wywołuje stres i wątpliwości. Czy wszystkie elementy zostały uwzględnione? Czy forma jest odpowiednia? W praktyce wypowiedzenie to prosty dokument, który można przygotować w kilka minut, jeśli zna się podstawowe zasady. Kluczowe znaczenie ma zachowanie wymogów formalnych – brak któregoś z nich może sprawić, że wypowiedzenie będzie nieważne. Poniżej znajduje się kompletny przewodnik po tworzeniu tego dokumentu.
Podstawowe elementy wypowiedzenia
Każde wypowiedzenie musi zawierać konkretne informacje, bez których dokument może zostać uznany za nieskuteczny. Forma pisemna jest obowiązkowa – ustne poinformowanie przełożonego nie wystarczy i nie wywołuje skutków prawnych.
W nagłówku należy umieścić dane osobowe: imię, nazwisko oraz adres zamieszkania. Poniżej – dane pracodawcy, czyli pełną nazwę firmy i adres siedziby. Data sporządzenia dokumentu powinna znaleźć się w prawym górnym rogu lub pod danymi stron.
Tytuł dokumentu to po prostu: „Wypowiedzenie umowy o pracę”. Następnie kluczowa część – oświadczenie woli. Wystarczy jedno zdanie: „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu [data] na stanowisku [nazwa stanowiska]”. Koniec – nie trzeba nic więcej.
Pracodawca nie ma prawa wymagać podania przyczyny wypowiedzenia. Pracownik może, ale nie musi jej ujawnić. Pytania o powody odejścia to wyłącznie kwestia uprzejmości, nie obowiązek prawny.
Pod treścią wypowiedzenia należy wpisać datę, od której rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia, oraz własnoręczny podpis. Bez podpisu dokument jest nieważny. Data rozpoczęcia okresu wypowiedzenia to zazwyczaj pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego następującego po doręczeniu wypowiedzenia.
Okresy wypowiedzenia – jak je liczyć
Długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy, nie od ogólnego stażu zawodowego. Dla umów zawartych na czas nieokreślony obowiązują trzy podstawowe okresy:
- 2 tygodnie – jeśli zatrudnienie trwało krócej niż 6 miesięcy
- 1 miesiąc – przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat
- 3 miesiące – po przepracowaniu co najmniej 3 lat
Okresy te dotyczą wypowiedzenia składanego przez pracownika. Pracodawca musi stosować te same terminy, chyba że umowa o pracę przewiduje dłuższe okresy na korzyść pracownika.
Umowy na czas określony można wypowiedzieć tylko wtedy, gdy zawierają klauzulę o możliwości wcześniejszego rozwiązania. Okres wypowiedzenia wynosi wtedy 2 tygodnie, niezależnie od stażu. Jeśli umowa nie przewiduje takiej możliwości, jedynym wyjściem jest porozumienie stron lub rozwiązanie bez wypowiedzenia.
Kiedy złożyć wypowiedzenie, żeby wyszło na konkretny termin
Planowanie daty odejścia wymaga prostych obliczeń. Wypowiedzenie złożone w trakcie miesiąca zaczyna biec od pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Przykład: dokument doręczony 15 marca rozpoczyna bieg okresu od 1 kwietnia.
Przy miesięcznym okresie wypowiedzenia ostatnim dniem pracy będzie 30 kwietnia. Przy trzymiesięcznym – 30 czerwca. Warto pamiętać, że okresy miesięczne liczą się w miesiącach kalendarzowych, nie w dniach roboczych.
Jeśli zależy na konkretnej dacie zakończenia współpracy, należy cofnąć się w kalendarzu i ustalić, kiedy najpóźniej można złożyć wypowiedzenie. Dla osoby z trzymiesięcznym okresem, chcącej odejść 30 czerwca, ostateczny termin złożenia dokumentu to ostatni dzień marca.
Wzór wypowiedzenia gotowy do użycia
Poniżej znajduje się szablon, który wystarczy uzupełnić o własne dane. Nie trzeba niczego komplikować – prostota to zaleta, nie wada.
Anna Kowalska
ul. Kwiatowa 15/23
00-001 Warszawa
Firma XYZ Sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 8
02-002 Warszawa
Warszawa, 20 marca 2024 r.
Wypowiedzenie umowy o pracę
Niniejszym wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu 5 stycznia 2022 roku na stanowisku specjalisty ds. marketingu, z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynikającego z przepisów Kodeksu pracy.
Okres wypowiedzenia rozpoczyna się w dniu 1 kwietnia 2024 roku.
…………………………..
(czytelny podpis)
Ten wzór sprawdzi się w większości sytuacji. Można dodać grzecznościowe zdanie o podziękowaniu za współpracę, ale nie jest to konieczne dla ważności dokumentu.
Jak doręczyć wypowiedzenie
Sposób doręczenia ma znaczenie prawne. Najlepsza metoda to osobiste wręczenie dokumentu w dwóch egzemplarzach: jeden dla pracodawcy, drugi z potwierdzeniem odbioru dla pracownika. Potwierdzenie to podpis osoby odbierającej z datą na kopii wypowiedzenia.
Jeśli bezpośrednie wręczenie nie jest możliwe, alternatywą jest przesłanie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W tej sytuacji datą doręczenia będzie moment, gdy pracodawca faktycznie otrzyma przesyłkę. Należy zachować dowód nadania – może się przydać w razie sporów.
Wysłanie skanem na email nie ma mocy prawnej. Pracodawca może taki dokument zaakceptować, ale nie musi. Kodeks pracy wymaga formy pisemnej z własnoręcznym podpisem, więc wersja elektroniczna to ryzyko.
Niektóre firmy mają wewnętrzne procedury dotyczące składania wypowiedzeń – np. wymagają złożenia dokumentu w dziale HR, a nie bezpośrednio przełożonemu. Warto sprawdzić regulamin pracy przed doręczeniem.
Rozwiązanie za porozumieniem stron – szybsza opcja
Gdy nie ma czasu na czekanie przez okres wypowiedzenia, można zaproponować pracodawcy rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. To rozwiązanie wymaga zgody obu stron, ale pozwala zakończyć współpracę w dowolnym terminie.
Porozumienie również wymaga formy pisemnej. Powinno zawierać datę rozwiązania umowy, informacje o rozliczeniu niewykorzystanego urlopu oraz ewentualne ustalenia finansowe (odprawy, rozliczenia). Obie strony podpisują jeden dokument.
Ta forma ma plusy: elastyczność i szybkość. Minusy? Przy rozwiązaniu za porozumieniem przysługuje 3-miesięczny okres karencji przed rejestracją w urzędzie pracy z prawem do zasiłku. Przy wypowiedzeniu przez pracownika takiej karencji nie ma.
Typowe błędy i jak ich unikać
Najczęstszy problem to brak podpisu lub brak daty. Dokument bez tych elementów jest po prostu nieważny. Drugi błąd: niewłaściwe obliczenie okresu wypowiedzenia. Warto sprawdzić umowę o pracę – czasem zawiera ona zapisy o dłuższych okresach.
Niektórzy pracownicy mylą datę sporządzenia wypowiedzenia z datą rozpoczęcia jego biegu. To dwie różne rzeczy. Data sporządzenia to dzień podpisania dokumentu. Data rozpoczęcia biegu to zazwyczaj pierwszy dzień następnego miesiąca kalendarzowego.
Inny problem: składanie wypowiedzenia podczas zwolnienia lekarskiego lub urlopu. Można to zrobić, ale wymaga to doręczenia dokumentu pracodawcy – nie wystarczy zostać w domu i wysłać SMS-a. List polecony w takiej sytuacji to dobra opcja.
Pracownice w ciąży mają szczególną ochronę – pracodawca nie może im wypowiedzieć umowy, ale same mogą złożyć wypowiedzenie bez żadnych ograniczeń. Podobnie osoby na urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim.
Co się dzieje po złożeniu wypowiedzenia
Okres wypowiedzenia to normalny czas pracy. Obowiązują te same zasady co wcześniej: godziny pracy, obowiązki służbowe, prawo do wynagrodzenia. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, ale musi wypłacić wynagrodzenie za cały okres.
Niewykorzystany urlop można wykorzystać w okresie wypowiedzenia lub otrzymać ekwiwalent pieniężny. Pracodawca ma prawo udzielić urlopu w tym czasie, nawet bez zgody pracownika – to tzw. urlop wymuszony.
Po zakończeniu okresu wypowiedzenia pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni. Dokument można odebrać osobiście lub otrzymać pocztą. Zawiera on informacje o okresie zatrudnienia, stanowisku i podstawie rozwiązania umowy.
Rozliczenie finansowe powinno nastąpić w dniu wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Obejmuje ono wynagrodzenie za przepracowany czas, ekwiwalent za urlop oraz ewentualne premie czy dodatki.